Videokonferenzen können Kosten senken, die Flexibilität erhöhen und die Kommunikation von einem mobilen Arbeitsplatz verbessern. Das macht sie bei Unternehmen immer beliebter.

Neue Kommunikationstechnologien haben in den letzten beiden Jahrzehnten unsere Welt massiv verändert. Neben Internet, Internet-Chats, VoiP-Telefonie und Smartphone spielt auch die Videotelefonie eine immer größere Rolle.

Ein aktueller Trend sind sogenannte Videokonferenzen. Anstatt sich vor Ort in einem Besprechungsraum zu treffen, werden über Internettelefonie ein oder mehrere Gesprächsteilnehmer eingeladen. Damit neben dem Gespräch nicht der deutlich persönlichere Anblick der Gesprächsteilnehmer velorengeht, wird zusätzlich ein Bild übertragen.

Die zahlreichen Vorteile von Videokonferenzen

Besonders beliebt sind Videokonferenzen in Unternehmen. Denn sie bieten zahlreiche Vorteile, durch die vor allem mehr Flexibilität und niedrigere Kosten erreicht werden:

• Reisekosten und Fahrtzeit entfallen: Bei Terminen mit Kunden, Lieferanten und anderen Gesprächspartnern muss man nicht mehr vor Ort anreisen. Das spart nicht nur Kosten für die Anreise, sondern auch wertvolle Arbeitszeit. Hinzu kommt, dass dies stressfreier als z.B. ein Flug ist und darüber hinaus auch noch die Umwelt schont.
• Flexibilität und Spontanität: Die Terminkalendar sind oft schon recht voll und die Terminfindung ist unter Umständen nicht so einfach. Videokonferenzen entschärfen dieses Problem. Denn hier kann man auch recht spontal einmal die Zeit nutzen. Dadurch dass man keine lange Anreise planen muss, kann eine Videokonferenz im besten Fall sogar innerhalb von Minuten starten.
• Heimarbeit und mobile Arbeit werden erleichtert: Neue Arbeitsformen wie Arbeiten von Zuhause oder einem mobilen Arbeitsplatz werden hier massiv erleichtert. Oft ist die schlechtere Kommunikation einer der letzten Gründe, warum Unternehmen ihre Mitarbeiter nicht von zu Hause aus arbeiten lassen wollen. Mit Videokonferenzen kann dieses Manko ausgeglichen werden.

Notwendige Technik und Infrastruktur für Videokonferenzen

Für Videokonferenzen ist längst keine aufwändige, teure Technik mehr notwendig. Grundvoraussetzung ist eine schnelle Internetanbindung, eine Kamera sowie ein Headset oder Mikrofon. Funktionieren kann das ganze mit einem PC ebenso wie mit Smartphones oder Tablets.

Dazu gehört natürlich die passende Software. Die Palette reicht hier von ganz einfachen Lösungen wie Skype oder einer Konferenz via Google+ Hangouts bis hin zu professionellen Unternehmenslösungen wie etwa Cisco TelePresence.

Dass eine passenden Infrastruktur immer wichtiger und die Nachfrage nach Videokonferenzen immer höher ist, zeigt auch eine Entwicklung am Büro-Markt. Bei Betreibern von Bürozentren bzw. Business Centers gibt es mittlerweile sogar Angebote mit integrierter Videokonferenz-Infrastruktur.